Haga click aquí para ver el Demo de la guía de instalación

Paso 1: Instalación

A) Descargar

Descargue el programa Setup desde la ubicación indicada y guarde el archivo en una carpeta temporal. Si Ud. Hace uso de una Red y desea instalar el programa en varias terminales ,entonces guarde el programa Setup desde una ubicación en la red desde la cual todas las terminales tengan acceso a la ejecución del programa de instalación.

C) Ejecutar el Setup

Si ya descargó el programa Setup, es muy importante que cierre el programa MS Outlook de forma completa para que continue con la instalación. Presionando CTRL+ALT+DEL puede controlar en el “Administrador de Tareas” en las fichas “Aplicaciones” y “Procesos” si realmente “Outlook.exe” está cerrado. Luego desde el Explorador de Windows busque la carpeta donde guardó el programa Setup y haga Doble click sobre el mismo. Seguidamente aparecerá en la pantalla la siguiente ventana:

Para empezar con la instalación haga click en “Siguiente” y en la próxima ventana en “Äceptar” en caso de que usted  haya leído y aceptado el contrato de usuario. Seguidamente haciendo click en el botón “Ïnstalar” dará inicio a la instalación. Si la instalación ha sido ejecutada exitosamente, el programa lo dará a conocer a través de un mensaje.

Paso 2: Instalación de CDO

Para poder usar OpusFlow CRM, se necesita el CDO. Estas siglas representan : Collaboration Data Object (Objetos de datos para la colaboración). Si falta este componente en su ordenador, OpusFlow CRM lo dará a conocer. Lo mejor es sin embargo que usted mismo verifique si este componente ha sido instalado en su PC, antes de que continue.

En las líneas siguientes se describe en 2 pasos cómo lo puede controlar y en lo posible actualizar.

1) Ir a “Instalar y eliminar” a través de “Inicio”-> “Configuraciones”-> “Panel de Control”-> “Agregar o quitar programas”,  seleccione la versión de su Microsoft Office. Luego haga click en “Cambiar”.

2) Luego haga click en “Agregar / quitar funciones"y seleccione “Objetos de datos de colaboración“ (Collaboration Data Objects). Aqui puede ver si el componente ha sido instalado.  Si no ha sido instalado entonces seleccione con el botón derecho del ratón la opción “Ejecutar desde este ordenador” y elija el botón “Actualizar ahora” en la parte inferior derecha de su pantalla.

Haga click aquí para más explicación con imágenes

Paso 3: Iniciar Outlook

Si usted ya ha ejecutado el programa Setup, sírvase controlar si la instalación ha sido exitosa y que todos los componentes han sido realmente instalados:

Controle si el directorio “C:\Program Files\OpusFlowCRM” ha sido creado. Si el directorio “C:\Program Files\OpusFlowCRM” no ha sido creado, puede ser que usted no disponga de todos los derechos para instalar el software. Contáctese con el Administrador de sistemas o OpusFlow.

Inicie ahora el MS Outlook. Debido a que es la primera vez que usted utiliza el producto OpusFlow CRM, aparecerán una serie de objetos en pantalla, asi como una Barra de herramientas adicional de OpusFlow CRM en Outlook.

Por último sírvase controlar si los siguientes objetos se encuentran presentes en Outlook:

a) La Barra de herramientas adicional en Outlook:

b) La subcarpeta “OpusFlowCRM” debajo  de su propia carpeta de Contactos  y que contenga dos Fichas de datos:

En Outook 2000 y 2002XP                        

En Outlook 2003XP se deberá primero hacer click en la fechita inferior a la izquierda de la pantalla " Accesos directos " y se obtendrá:

c) La ficha adicional “OpusFlowCRM” debajo de “Herramientas” -> “Opciones”  en Outlook:

Paso 4: Configuraciones (Parámetros)

Usted debe cambiar las configuraciones de OpusflowCRM sólo en caso de que vaya a usar el programa con varios usuarios en red. Todas las configuraciones son basadas en un uso local correcto (estándar)  directamente después de la instalación.
Si usted desea hacer uso de OpusFlowCRM con varios usuarios al mismo tiempo en Red, sírvase cambiar las configuraciones hacia una ubicación central en la red.

Ud. puede cambiar las configuraciones en la ficha “OpusFlowCRM” que puede encontrar en el menú “Herramientas”-> “Opciones” (Ver Paso 4c)

Carpeta destino para Sincronización de data

Este parámetro necesita ser cambiado únicamente cuando trabaje con Exchange Server.

Este parámetro es estándar en la subcarpeta de sus “OpusFlowCRM-Contactos”. En esta carpeta serán ubicadas las “OpusFlowCRM-Tarjetas de visita”.

Si usted hace uso de Exchange Server entonces también será posible indicar una carpeta Pública, de tal manera que todos los usuarios hagan uso de los mismos datos. También es posible para usuarios laptop / PC off-line, agregar esta carpeta a sus Favoritos, de tal manera que también puedan consultar sus datos en OpusFlowCRM sin necesidad de una conexión.

Verifique que todos los usuarios OpusFlowCRM tengan los derechos de propiedad sobre la Carpeta Pública.para su respectivo uso.

Ubicación de la Base de datos:

La fuente de todos los datos en OpusFlow CRM se encuentra en una (Access-)Base de datos. Al ubicar esta Base de datos en la red, puede trabajar con varios usuarios y con los mismos datos desde la Base de datos central. Si usted va a trabajar con varios colegas y con  OpusFlow CRM en red , entonces sírvase para esto desocupar una ubicación de red. Le recomendamos crear un nuevo directorio con nombre “OpusFlowCRM” con las siguientes carpetas:

• Base de datos;
• Pantillas;
• Documentos.

Para esto es importante que todos los usuarios OpusFlow CRM tengan todos los derechos sobre estas subcarpetas, y que las carpetas sean acompañadas de sus Back-up (Copias de seguridad).

Para asegurar que todos los otros usuarios puedan hacer uso de la misma (Access-)Base de datos, copie el archivo "C:\Program Files\OpusFlowCRM\Database\OpusFlowCRM.mdb” en la Carpeta “Base de datos” del directorio OpusFlowCRM en red. Luego haga referencia a la Base de datos en Red, con la ayuda del cuadro de diálogo, la misma que aparece si usted  hace click sobre el botón: “Ubicación de Base de datos”

Ubicación de documentos a crear:

Todos los documentos que son creados con OpusFlowCRM, son guardados en una ubicación central. Con este fin OpuFlowCRM  hace una estructura de carpetas automática en base a los proyectos y subcarpetas establecidas por usted, donde los documentos son guardados.

Directamente después de la instalación está establecido los siguiente: “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Documents”. Si usted trabaja en red entonces sírvase hacer referencia hacia una ubicación central en la red, para todos lo usuarios, donde todos los documentos puedan ser guardados. De esta manera todos los usuarios OpusFlowCRM  pueden volver a encontrar de forma sencilla los documentos de cada colega.

Archivar en base al nombre de la Empresa

Esta opción se encarga de que la estructura de carpetas, que el mismo OpusFlow CRM realiza para guardar los documentos, esté basada en el nombre de la empresa del cliente.

Sin habilitar esta opción  obtiene usted una estructura de carpetas en forma de:

[Nombre de proyecto] – [Nombre de subcarpeta],

Si la opción es habilitada obtiene una estructura en forma de:

[Nombre de empresa] – [Nombre de proyecto] - [Nombre de subcarpeta].

Ubicación de Plantillas

Al crear cartas u otros documentos desde OpusFlow CRM puede hacer uso de plantillas con propio estilo y lopotipos.
Asimismo también: “Si usted desea hacer uso de las mismas plantillas con otros usuarios, sírvase hacer referencia hacia una ubicación central en las Configuraciones”.

La configuración estándar es: “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Templates”, donde también están  una serie de Plantillas-ejemplo . Si usted ha hecho un directorio en red  para las plantillas, puede copiar los Ejemplos (carta.dot, factura.dot y marcadores.dot) a esta ubicación y hacer referencia  a ésta en los parámetros de configuración. Si OpusFlow CRM le pide que escoja una plantilla (al crear una carta / documento) entonces se mostrará esta carpeta en forma estándar.

Ubicación de documentos escaneados:

Desde el módulo: “Procesamiento de correo” puede usted  trabajar con documentos escaneados desde la ubicación que usted ha establecido.  La configuración estándar es: “C:\”.
Sin embargo usted puede cambiar esta configuración hacia carpeta donde su (batch)-scanner ubica los documentos escaneados. Esta puede ser una carpeta (directorio) en red o local. En lo posterior,con la función “Procesamiento de documentos”será leido este directorio automáticamente.

Configuraciones de Usuario:

En las configuraciones de usuario puede ingresar su nombre. Este nombre será utilizado como “Remitente” al crear documentos. Luego puede ingresar sus iniciales, que OpusFlow CRM usará al componer la referencia de  documentos salientes. Aqui también puede ingresar sus datos personalizados que serán usados en las cartas que usted haga con OpusFlow CRM. Por ejemplo: si su empresa hace uso de números directos para teléfono y fax. Cuatro campos libres hacen posible el uso de datos personales complementarios en sus documentos.

Nombres de campo modificables:

En Contactos puede definir usted mismo aún 6 campos más aparte de los campos estándar que puede habilitar como: “Propiedades” para “Tarjeta de navidad” y  “Vino”. También puede utilizar éstos como Criterio de Búsqueda en la creación de correos.

Guardar e-mails y carpetas grupales:

Usted puede escoger: guardar un e-mail automáticamente sólo si la dirección del destinatario o remitente es reconocida por OpusFlow CRM.
”Mostrar Ventana-Guardar automáticamente” ofrece la posibilidad de poder escoger un proyecto y carpeta como si usted manualmente haya hecho click en el botón “E-mail opslaan” en la barra de herramientas de OpusFlow CRM.

”Sólo guardar e-mail saliente cuando ha sido hecho en OpusFlow CRM” sólo guardará e-mails en caso de que el mensaje e-mail haya sido enviado desde OpusFlow CRM.

Configuraciones CRM

Con esto indica usted la ubicación de las carpetas donde las tareas, citas y elementos de diario aparecen. Asi como cuando con la carpeta destino para la Sincronización de data anteriormente, si usted tiene un Exchange Server, son creadas 3 carpetas Públicas para hacerles referencia en las configuraciones. Aquí también todos los usuarios de OpusFlow CRM deben tener derechos de propiedad.

Paso 5: Importar sus propios Contactos

Tiene usted ya datos de sus relaciones en Outlook, entonces puede importarlos sencillamente a OpusFlow CRM. Esto lo puede realizar a través de la opción “Importar Contactos propios a base de datos...” que se encuentra en el menú “Herramientas” en la Barra de herramientas de OpusFlow CRM.

Tiene usted sus datos en otros archivos como Access o Excel entonces puede importarlos también a OpusFlow CRM a través de un procedimiento adicional. Haciendo click en: “Archivo” -> “Importar y exportar...” con el “Asistente para importar y exportar” ( ‘Importar desde otro programa o archivo”) puede hacer de estos datos Tarjetas de Visita en Outlook. Estas tarjetas de visita-Outlook pueden ser a su vez nuevamente importadas a OpusFlow CRM.

Paso 6: Establecer sincronización automática

Outlook no es una base de datos. Tarjetas de visita, cita, tareas, etc son elementos “sueltos” en Outlook sin alguna conexión mutua evidente. Esto ha sido solucionado por OpusFlow CRM guardando todos los datos en una sola Base de datos y mostrando la información al usuario por medio de Outlook. Con este fin los datos- fuente en la Base de datos son sincronizados con los elementos de Outlook.

Una Sincronización sin el uso de Exchange Server
Usted no tiene Exchange Server, entonces será necesaria la activación de la Sincronización automática en cada PC que utilice OpusFlow CRM. Si después de la instalación usted ha iniciado el Outlook, podrá ver en su “system tray” (parte inferior derecha junto al reloj de Windows) un ícono Outlook. Si usted no tiene este ícono en pantalla entonces haga click en “Sincronización”-> “Sincronizar automáticamente” para que el ícono aparezca en pantalla

Auto-sinc está activado               Auto-sinc no está activado

Si usted hace click con el botón derecho del ratón sobre el ícono y selecciona “Configuraciones”, obtendrá la siguiente imagen:

Esta es la mejor manera para hacer las configuraciones (la figura superior). Usted puede también establecer que la sincronización no sea ejecutada en forma automática sino manual  (“Sincronizar ahora”).

Sincronización con Exchange Server:

¿Usa usted el Exchange Server? (¿y ha hecho referencia a Carpetas públicas en las Configuraciones?) entonces trabajan todos los usuarios OpusFlow CRM con los mismos elementos Outlook (tarjetas de visita, citas, tareas, etc). La sincronización necesita ser realizada sólo por una PC. Lo mejor para esto es que pueda usar una estación de trabajo que no es muy utilizada y se encuentre continuamente encendida. La sincronización automática puede llevarse a cabo en principio en un servidor, pero tendría que tener instalado el Outlook. Las configuraciones son exactamente las mismas que sin el Exchange Server. Las opciones para Citas, Tareas y Actividades no serán habilitadas y en todo caso no marcadas!

¿Ha seguido todos estos pasos? Entonces puede empezar a trabajar con OpusFlow CRM!

Módulo Laptop

Si usted tiene una laptop o una PC para trabajo en casa, puede usar también OpusFlow CRM estando conectado o no con el servidor central. Sírvase entonces establecer antes una serie de parámetros. En líneas siguientes se explica paso-a-paso como puede hacerlo:

La Base de datos

Para poder trabajar Off-line en OpusFlow CRM, se debe tener una réplica de la Base de datos central en su Laptop / PC Off-line. Una réplica es una clase de “copia sombra” de la Base de datos central. Con ayuda del módulo Laptop de OpusFlow CRM es posible sincronizar esta réplica con la Base de datos central. Los empleados en la oficina pueden ver de esta manera los cambios realizados por usted y viceversa. Si quiere hacer una réplica de la Base de datos para su Laptop / PC Off-line, sírvase tener conexión con la red y a través de su Explorador de Windows verifique tener acceso a la ubicación de la Base de datos central.

Entonces puede continuar dirigiéndose a:
”Herramientas” -> “Opciones”-> “OpusFlowCRM”-> “Ubicación de la Base de datos”. Allí elija la opción “Off-line disponible” o “Trabajar off-line con la Base de datos local” ("Offline beschikbaar maken"). Y el mismo OpusFlow CRM realizará una réplica y la ubicará en su Laptop / PC Off-line.

Si usted nunca trabaja en su Laptop / PC Off-line con una conexión ‘lenta’ como: analógica, ISDN, VRN, o algo parecido y está siempre off-line o siempre directamente conectado a la red, entonces puede habilitar la opción “Determinar el estado automáticamente”.

OpusFlow CRM sabrá por sí solo si usted se encuentra off-line o conectado a la red. Si habilita esta opción en caso por ejemplo de tener una conexión ISDN, para que OpusFlow CRM trabaje directamente con conexión ISDN durante la ejecución del programa, entonces la velocidad se verá afectada.
Aquí puede leer más sobre Replicación de Base de datos
http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/dnacc2k/html/dbrepjet.asp

Los documentos

Aparte de los datos de la Base de datos, usted puede también crear,  recoger y trabajar en documentos en estado off-line. Para esto sírvase escoger en Outlook lo sgte.:

“Herramientas” -> “Opciones” -> “OpusFlowCRM” -> “Ubicación de Documentos a crear”. Desde Windows XP Profesional puede hacer uso directamente de los “archivos off-line”. Puede también hacer referencia directamente a la ubicación del servidor en sus configuraciones y sin embargo poder tener acceso a sus documentos sin estar conectado al servidor (red).

Aquí puede leer más sobre la disponibilidad off-line de documentos.
http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/windowsserver2003/nl/library/ServerHelp/247f5fe9-334a-49e1-8716-765337da53ac.mspx

Si su Windows no soporta “Archivos off-line”, entonces haga referencia aquí también a una ubicación en la red. Aquí también es mejor no escoger como ubicación local la ubicación estándar: “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Documents”, sino una ubicación en las unidades de disco “D:\” of “E:\” si es posible. De tal manera que después de una reinstalación en su PC, los datos OpusFlow CRM sigan guardados.

Carpetas Públicas

Trabaja usted con Exchange Server, entonces sírvase verificar si las carpetas públicas que OpusFlow CRM utiliza están también disponibles.. Esto se realiza copiando estas carpetas en Favoritos en luego

Para : Outlook 2000: hacer click derecho sobre la carpeta y elegir
”Propiedades”-> “Sincronización”-> Carpeta disponible en estado Off-line u On-line.

Para :Outlook 2002/XP/2003: seleccionar la carpeta y escoger en el menú:
”Herramientas”-> “Configuración de Envío / Recepción”-> “Carpeta Off-line disponible”.

Seguidamente haga referencia en las configuraciones en sus Favoritos a las carpetas OpusFlow CRM:

1) "Herramientas" -> "Opciones" -> "OpusFlowCRM" -> "Carpeta destino para sincronización de data";

2) "Herramientas" -> "Opciones" -> "OpusFlowCRM" -> “Guardar e-mail / Carpetas grupales" -> "Configuraciones CRM".

El último paso es la desactivación del Cached Exchange Modus:

“Herramientas”-> “Cuentas de correo electrónico”-> “Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes.”

Aquí seleccione el perfil Exchange Server y haga click en el botón “Cambiar” y en la siguiente pantalla deshabilite la opción “Exhange-modus con cache”. Finalmente haga click en “Siguiente” asi como en el último botón “Terminar”.

Esto es sólo es aplicable en Outlook 2003!