Klik hier voor het bekijken van demonstratie-films van de installatie-handleiding.

Stap 1: Installatie

A) Downloaden

Download het setup-programma van de aangegeven locatie en sla het bestand op een tijdelijke locatie op. Indien u gebruik maakt van een netwerk en u het programma op meerdere werkplekken wilt installeren, kunt u het beste het setup-programma op een netwerk-locatie opslaan die vanaf alle werkplekken toegankelijk is voor het uitvoeren van de installatie.

B) De setup uitvoeren  (klik hier voor de demonstratiefilm)

Als u het setup-programma heeft gedownload, is het zeer belangrijk om Outlook ® eerst volledig af te sluiten voor u verder gaat. Via CTRL-ALT-DEL kunt u bij “Taakbeheer” op de tabbladen “Toepassingen” en “Processen” controleren of "Outlook.exe" daadwerkelijk is afgesloten. Vervolgens kunt u vanuit uw Windows Verkenner naar het setup-programma gaan en dit dubbelklikken. U zult dan het volgende venster te zien krijgen:

Om te starten met de installatie klikt u op “Verder” en daarna in het daarop volgende scherm op “Accepteren” indien u de gebruikersovereenkomst heeft gelezen en geaccepteerd. Daarna kunt u door het klikken op de button “Installeren” de installatie starten. Is de installatie succesvol uitgevoerd dan zal dit door het programma gemeld worden.

LET OP! Gebruikers van Windows Vista dienen de standaard installatie-directory te veranderen in de directory van "Alle gebruikers\Gedeelde documenten"!

Stap 2: Installatie CDO

Om OpusFlow CRM te kunnen gebruiken, heeft u CDO nodig. Dit staat voor Collaboration Data Object (Gegevensobjecten Voor Samenwerking). Ontbreekt dit component op uw PC dan zal OpusFlow CRM dit aan u melden. Het beste is echter om voor u verder gaat te controleren of het component op uw PC is geïnstalleerd.

Hieronder wordt in twee stappen beschreven hoe u dit kunt controleren en eventueel bijwerken:

1) Ga via "Start" -> "Configuratiescherm" -> "Software" naar het tabblad "Installeren en verwijderen", en selecteer daar uw Microsoft Office versie. Vervolgens klikt u op "Toevoegen / verwijderen".

2) Dan klikt u op "Onderdelen toevoegen / verwijderen" en selecteert u "Gegevensobjecten voor samenwerking". Hier kunt u zien of het component op uw PC geïnstalleerd is. Is dit niet het geval dan selecteert u met uw rechtermuisknop de optie "Uitvoeren van deze computer" en kiest u voor de button "Nu bijwerken" rechtsonder in uw scherm.

Klik hier voor uitleg met afbeeldingen.

Stap 3: Opstarten Outlook ®

Als u de setup heeft uitgevoerd, dient u te controleren of de installatie succesvol is uitgevoerd en of alle componenten daadwerkelijk op uw PC zijn geïnstalleerd:

Controleer of de directory “C:\Program Files\OpusFlowCRM” is aangemaakt. Is de directory “C:\Program Files\OpusFlowCRM” niet aangemaakt dan heeft u vermoedelijk niet genoeg rechten om software te installeren. Neemt u hiervoor contact op met uw systeembeheerder of OpusFlow.

Start nu Outlook ® op. Omdat u voor de eerste keer gebruik gaat maken van het product zal OpusFlow CRM een aantal zaken gaan inrichten, zoals een extra OpusFlow CRM-werkbalk in Outlook ®.

Als laatste dient u in Outlook ® de aanwezigheid te controleren van:

a) De extra werkbalk in Outlook ®:

  
 b) De submap “OpusFlowCRM” onder uw eigen Contactpersonen-map met twee adreskaartjes er in:

  
 c) Het extra tabblad “OpusFlowCRM” onder “Extra” -> “Opties” in Outlook ®.

Stap 4: Instellingen

U hoeft de instellingen van OpusFlow CRM alleen te veranderen als u OpusFlow CRM met meerdere gebruikers gaat gebruiken via een netwerk. Standaard staan alle instellingen na installatie al correct voor lokaal gebruik.

Wilt u met meerdere gebruikers (via een netwerk) gebruik gaan maken van OpusFlow CRM, dan dient u de instellingen te laten verwijzen naar een centrale locatie op het netwerk.

De instellingen kunt u veranderen op het "OpusFlowCRM"-tabblad dat u via “Extra”-> “Opties” kunt bereiken (Zie Stap 4c). 

Klik hier voor een demonstratiefilm voor installatie van OpusFlowCRM op een netwerk.

Doelfolder Adres-synchronisatie:

Deze instelling hoeft u alleen te veranderen indien u werkt met Exchange Server.

Klik hier voor een demonstratiefilm voor installatie van opusFlowCRM op Exchange server.

Standaard staat deze instelling op de OpusFlow CRM-submap van uw contactpersonen. In deze map zullen de OpusFlow CRM-adreskaartjes geplaatst worden.

Maakt u echter gebruik van Exchange Server dan is het ook mogelijk om een Openbare map aan te geven, zodat alle gebruikers gebruik maken van dezelfde gegevens. Ook is het voor laptop / offline gebruikers dan mogelijk om deze map toe te voegen aan hun Favorieten, zodat zij ook zonder verbinding hun gegevens in OpusFlow CRM kunnen raadplegen.
Zorg er bij gebruik van openbare mappen voor dat alle OpusFlow CRM-gebruikers eigenaarsrechten op de desbetreffende Openbare map hebben.

Locatie database:

De bron van alle gegevens in OpusFlow CRM is een (Access-)database. Door deze database op het netwerk te plaatsen, kunt u met meerdere gebruikers werken met dezelfde gegevens uit deze centrale database. Gaat u met meerdere collega’s via uw netwerk met OpusFlow CRM werken dan dient u hiervoor een netwerk-locatie vrij te maken. We raden u hierbij aan om een aparte directory genaamd “OpusFlowCRM” aan te maken met de volgende submappen:

• Database;
• Sjablonen;
• Documenten.

Het is hierbij belangrijk dat alle OpusFlow CRM-gebruikers alle rechten hebben op deze submappen, en dat de mappen meelopen met de back-up.

Om te zorgen dat u met alle andere gebruikers gebruik kunt maken van dezelfde Access-database, kopieert u nu het bestand "C:\ProgramFiles\OpusFlowCRM\Database\OpusFlowCRM.mdb” naar de “Database”-submap van de OpusFlow CRM-directory op het netwerk. Vervolgens verwijst u met behulp van het dialoog-venster, dat verschijnt als u op de button “Locatie database” klikt, naar de locatie van de database op het netwerk.

Locatie aan te maken documenten:

Alle documenten die met OpusFlow CRM worden aangemaakt, worden op een centrale locatie opgeslagen. OpusFlow CRM maakt hiertoe automatisch een mappenstructuur aan op basis van de door u ingestelde projecten en submappen waarin de documenten worden gearchiveerd.
Direct na installatie staat dit ingesteld op “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Documents”. Werkt u via een netwerk dan dient u deze locatie voor alle gebruikers te laten verwijzen naar een centrale locatie op het netwerk, waar alle documenten opgeslagen kunnen worden. Zodoende kunnen alle OpusFlow CRM-gebruikers zeer eenvoudig elkaars documenten terugvinden.

Bedrijfgebaseerd archiveren:

Deze optie zorgt ervoor dat de mappenstructuur, die OpusFlow CRM zelf maakt om de documenten in te bewaren, gebaseerd is op de bedrijfsnaam van de klant.

Zonder deze optie aan te vinken krijgt u een mappenstructuur in de vorm van:
[Projectnaam] – [Submapnaam].
Met de optie aangevinkt krijgt u een structuur in de vorm van:
[Bedrijfsnaam] – [Projectnaam] – [Submapnaam].

Locatie Word-sjablonen:

Bij het automatisch aanmaken van brieven of andere documenten vanuit OpusFlow CRM kunt u gebruik maken van sjablonen met uw eigen huisstijl en logo’s.
Ook hierbij geldt weer: "Als u met meerdere gebruikers gebruik wilt maken van dezelfde sjablonen dient u in de instellingen te verwijzen naar een centrale locatie."

Standaard wordt in deze instelling verwezen naar “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Templates”, waar ook een aantal voorbeeld-sjablonen zullen staan. Heeft u een netwerk-directory voor sjablonen aangemaakt, kunt u de Nederlandse voorbeelden (brief.dot, factuur.dot en bladwijzers.dot) kopiëren naar deze locatie en in de instellingen hiernaar verwijzen. Vraagt OpusFlow CRM u om een sjabloon te kiezen (bij het aanmaken van een brief / document) dan zal standaard deze map worden getoond.

Locatie ingescande documenten:

Vanuit de postverwerkingsmodule kunt u ingescande documenten vanuit een door u aangewezen locatie verwerken. Standaard staat deze instelling op “C:\”.
U kunt dit echter veranderen naar de locatie waar uw (batch)-scanner de ingescande documenten plaatst. Dit kan een lokale directory zijn of een netwerk-locatie. Bij de functie "Documentverwerking" zal vervolgens deze scan-directory automatisch worden uitgelezen.

Gebruikersinstellingen:

Bij de gebruikersinstellingen kunt u uw eigen volledige naam invullen. Deze naam wordt bij het aanmaken van documenten gebruikt als “Afzender”. Verder kunt u hier uw initialen invullen, die gebruikt OpusFlow CRM vervolgens bij het samenstellen van de referentie van uitgaande documenten. U kunt hier ook uw gepersonaliseerde gegevens invullen die dan gebruikt worden in de brieven die u aanmaakt met OpusFlow CRM. Bijvoorbeeld als uw bedrijf gebruik maakt van directe doorkiesnummers voor telefoon en fax. Vier vrije velden maken het mogelijk om aanvullende persoonlijke gegevens in uw documenten te gebruiken.

Aanpasbare veldnamen:

Bij contactpersonen kunt u, naast de velden die u standaard aan kunt vinken zoals “Eigenschappen” voor “Kerstkaart” en “Wijn”, nog een 6-tal velden zelf definiëren. Ook deze kunt u vervolgens als selectie-criterium gebruiken bij het maken van mailings.

Email opslaan en groepsmappen:

U kunt er voor kiezen om email automatisch te laten opslaan als het adres van de afzender of geadresseerde wordt herkend door OpusFlow CRM.
“Automatisch opslag-venster tonen“ biedt de mogelijkheid om een project en submap te kiezen alsof u handmatig op de knop e-mail opslaan heeft geklikt in de OpusFlow CRM-werkbalk.
“Alleen uitgaande mail opslaan indien aangemaakt met OpusFlow CRM knoppen” zal de uitgaande e-mail alleen opslaan als het email-bericht is verstuurd vanuit OpusFlow CRM.

CRM-instellingen:

Hiermee geeft u de locatie aan van de mappen waar de taken, afspraken en logboekitems in terecht komen. Net als bij de doelfolder voor adres-synchronisatie moeten hiervoor, als u een Exchange Server heeft, 3 aparte Openbare mappen worden aangemaakt om in deze instellingen naar te verwijzen. Ook hier dienen alle OpusFlow CRM-gebruikers eigenaarsrechten te hebben.

Stap 5: Importeren van uw eigen contactpersonen

Heeft u reeds (adres)gegevens van uw relaties in Outlook ® dan kunt u deze eenvoudig importeren in OpusFlow CRM. U kunt dit doen via de optie “Eigen contacts importeren in database…” onder het menu “Hulpmiddelen” in de OpusFlow CRM-werkbalk.

Heeft u adresgegevens in andere bestanden zoals Access of Excel dan kunt u deze via een tussenstap ook importeren in OpusFlow CRM. Via de menu-optie “Bestand”-> “Importeren en exporteren…” kunt u met de “Wizard Importeren Exporteren” (“Uit een ander programma of bestand importeren”) van deze gegevens Outlook ®-adreskaartjes maken. Deze Outlook ®-adreskaartjes kunt u vervolgens weer importeren in OpusFlow CRM. 

Stap 6: Automatische synchronisatie instellen

Outlook zelf is geen database. Adreskaartjes, afspraken, taken, etcetera zijn in Outlook ® "losse" items zonder een duidelijk onderling verband. In OpusFlow CRM is dit ondervangen door alle gegevens in één database op te slaan en Outlook ® alleen te gebruiken om de informatie aan de gebruiker te tonen. Hiertoe zullen de bron-gegevens in de database gesynchroniseerd moeten worden met de items in Outlook ®.

Synchronisatie zonder Exchange Server:

Heeft u geen Exchange Server dan zal op iedere OpusFlow CRM-PC de automatische synchronisatie aangezet moeten worden. Als u na de installatie Outlook ® heeft opgestart, zult u in uw "system tray" (rechtsonder bij het Windows klokje) een Outlook ®-icoontje zien staan. Heeft u deze niet dan klikt u op "Synchronisatie" -> "Automatisch synchroniseren" waarna het icoontje zal verschijnen:

Auto-sync is actief                    Auto-sync is niet-actief

Als u met uw rechtermuisknop op het icoontje klikt en "Instellingen" selecteert dan zult u het volgende scherm in beeld krijgen:

Het is het beste om de instellingen zo te maken als in bovenstaand figuur. U kunt de synchronisatie ook zo instellen dat deze niet automatisch maar handmatig uitgevoerd kan worden ("Nu synchroniseren").

Synchronisatie met Exchange Server:

Gebruikt u Exchange Server (en heeft u in de instellingen verwezen naar Openbare mappen) dan werken alle OpusFlow CRM-gebruikers met dezelfde Outlook ®-items (adreskaartjes, afspraken, taken, etcetera). Het synchroniseren hoeft dan ook maar vanaf één PC te gebeuren. Het beste kunt u hiervoor een werkstation nemen dat niet veel gebruikt wordt en continu aanstaat. Het automatisch synchroniseren kan in principe op een server gebeuren, maar daar zal dan wel Outlook ® op geïnstalleerd dienen te worden. De instellingen zijn exact hetzelfde als zonder Exchange Server. Wel zullen de opties voor afspraken, taken en activiteiten disabled zijn en in ieder geval niet aangevinkt!

Heeft u deze stappen gevolgd dan kunt u direct aan de slag met OpusFlow CRM!

Laptop-module

Als u een laptop of thuiswerk-PC heeft, kunt u OpusFlow CRM ook gebruiken als u offline bent/niet verbonden met de centrale server. U dient dan wel een aantal zaken van te voren in te stellen. Hieronder wordt stap-voor-stap uitgelegd hoe u dit kunt doen:

De database

Om offline te kunnen werken in OpusFlow CRM dient er op uw laptop / offline PC een zogenaamde replica van de centrale database geplaatst te worden. Zo’n replica is een soort “schaduw-kopie” van de centrale database. Met behulp van de laptop-module van OpusFlow CRM is het mogelijk om deze lokale replica te synchroniseren met de centrale database. De medewerkers op kantoor zien dan uw wijzigingen en vice versa.  Als u de replica voor uw laptop / offline PC wilt gaan maken, dient u verbinding te hebben met het netwerk en via uw Windows Verkenner bij de locatie van de centrale database te kunnen.

Dan gaat u in Outlook ® naar:
“Extra” -> “Opties” -> “OpusFlowCRM” -> “Locatie database”.

Daar kiest u voor de optie "Offline beschikbaar maken" en volgt u alle stappen. OpusFlow CRM maakt nu zelf een replica aan en plaatst die op uw laptop / PC.

Werkt u op uw laptop / offline PC nooit via een “langzame” verbinding zoals analoog, ISDN, VPN, of iets dergelijks en bent u altijd óf offline óf direct aangelogd op het netwerk dan kunt u de optie “Automatisch status bepalen” aanvinken. OpusFlow CRM weet dan zelf of u offline bent of aangelogd op het netwerk. Vinkt u deze optie aan als u bijvoorbeeld ook via ISDN inbelt, zal OpusFlow CRM tijdens de uitvoering van het programma direct gaan werken via de ISDN-verbinding, wat de snelheid niet ten goede zal komen.

Hier kunt u meer lezen over database replicatie.

De documenten

Naast database-gegevens, kunt u met de laptop-module ook documenten off-line bewerken en oproepen. Hiervoor dient u in Outlook ® te kiezen voor:
“Extra” -> “Opties” -> “OpusFlowCRM” -> “Locatie aan te maken documenten”.

Vanaf Windows XP Professional kunt u direct gebruik maken van off line bestanden. U kunt dan in uw instellingen gewoon direct naar de server lokatie verwijzen en toch bij uw documenten kunnen zonder verbinding met de server.

Hier kunt u meer lezen over het off line beschikbaar maken van documenten.

Ondersteunt uw Windows versie geen off line bestanden, dan geeft u hier ook een lokale en een netwerk-locatie aan. Ook hier is het beter om als lokale locatie niet te kiezen voor de standaard-locatie “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Documents”, maar voor een locatie op de “D:\” of “E:\”-schijf indien mogelijk. Na opnieuw installeren van uw PC blijven de OpusFlow CRM-gegevens dan namelijk gewoon bewaard.

Openbare mappen

Werkt u met een Exchange Server, dan dient u ervoor te zorgen dat u de openbare mappen die OpusFlow CRM gebruikt, ook beschikbaar zijn. U doet dit door ze te kopieren naar uw Favorieten en dan:
Outlook 2000: rechtermuis op de folder, kiezen voor
"Eigenschappen" --> "Synchronisatie" --> map beschikbaar als u offline of online bent.
Outlook 2002/XP/2003: de map selecteren en dan in het menu te kiezen voor:
"Extra" --> "Instellingen voor Verzenden/ontvangen" --> "De folder Offline beschikbaar maken"
Vervolgens verwijst u dan in uw instellingen naar de OpusFlow CRM mappen in uw Favorieten:
1) "Extra" -> "Opties" -> "OpusFlowCRM" -> "Doelfolder adressynchronisatie";
2) "Extra" -> "Opties" -> "OpusFlowCRM" -> "Email opslaan / Groepsmappen" -> "CRM-instellingen".

De laatste stap is het uitzetten van de Cached Exchange Modus:

"Extra" --> "Emailaccounts" --> "Bestaande emailaccounts weergeven of wijzigen."
Hier selecteert u het Exchange Server profiel en klikt u op de button "Wijzigen" en in het volgende scherm vinkt u de optie "Exchange-modus met cache" uit. Daarna klikt u op "Volgende" en als laatste de button "Voltooien".

Dit geldt uitsluitend voor Outlook ® 2003!